Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Praca zdalna, praca hybrydowa i praca kontraktowa stały się dla wielu firm codziennością. Wraz z tym istnieje również konieczność zdalnego podpisywania dokumentów. Elektroniczne podpisywanie dokumentów to sposób na szybkie i wygodne załatwienie formalności bez wychodzenia z domu. Dzięki niemu możesz legalnie podpisywać umowy, oświadczenia czy faktury, bez konieczności podpisywania tradycyjnym długopisem na papierze.

W tym artykule przedstawimy, co warto wiedzieć o elektronicznym podpisywaniu dokumentów, jakie są jego zalety i wymagania oraz jak przebiega ten proces.

Co znaczy elektroniczne podpisywanie dokumentów?

Elektroniczne podpisywanie dokumentów to proces, w którym podpis jest składany cyfrowo. Oznacza to, że nie ma potrzeby używania tradycyjnego długopisu i papieru, a cały proces odbywa się poprzez nadanie cyfrowego certyfikatu do dokumentu w systemie informatyczny. Podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny na papierze, co oznacza, że podpisana w ten sposób umowa, oświadczenie czy faktura jest pełnoprawnym dokumentem.

Jak działa elektroniczne podpisywanie dokumentów?

Elektroniczne podpisywanie dokumentów odbywa się w oparciu o kwalifikowany certyfikat, który jest wydawany przez podmiot upoważniony przez Ministra Cyfryzacji. Certyfikat ten potwierdza tożsamość osoby podpisującej i daje pewność, że podpis został złożony w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Jakie są wymagania dotyczące podpisu elektronicznego?

Aby podpis elektroniczny był legalny, musi spełniać określone wymagania. Przede wszystkim musi być sporządzona za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, który potwierdza tożsamość osoby podpisującej. Ponadto podpis musi być zabezpieczony przed fałszerstwem i musi umożliwiać identyfikację osoby, która go złożyła.

Jakie są zalety elektronicznego podpisywania dokumentów?

Elektroniczne podpisywanie dokumentów ma wiele zalet. Przede wszystkim to szybki i wygodny sposób załatwienia formalności, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Ponadto posługiwanie się podpisem elektronicznym umożliwia:

• elastyczność – podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na świecie iw dowolnym czasie, np. umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy zlecenia czy transakcje handlowe.
• bezpieczeństwo – podpisy elektroniczne są bezpieczne i ważne, o ile są składane zgodnie z wymogami prawa. Kwalifikowane i zaawansowane podpisy elektroniczne są chronione przed fałszerstwem.
• szybkość – elektroniczne podpisywanie dokumentów oszczędza czas, który wcześniej poświęcano na wysyłanie lub dostarczanie dokumentów.
• wygoda – elektroniczne podpisywanie dokumentów można wykonać z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie.
  oszczędności – elektroniczne podpisywanie dokumentów pozwala zaoszczędzić na kosztach działu HR oraz kosztach wysyłania lub dostarczania dokumentów.
  Jakie wymagania musi spełniać system umożliwiający elektroniczne podpisywanie dokumentów?
• Tradycyjne metody, które wymagają przesłania dokumentów pocztą lub dostarczenia ich osobiście, są nie tylko uciążliwe, ale także kosztowne i czasochłonne. 

Jakie musi spełniać wymagania?

System umożliwiający elektroniczne podpisywanie dokumentów musi spełniać określone wymagania, aby zapewnić bezpieczeństwo i legalność procesu. Przede wszystkim musi umożliwiać posługiwanie się kwalifikowanym certyfikatem potwierdzającym tożsamość osoby podpisującej i zapewniającym bezpieczeństwo podpisu.

Ponadto taki system powinien umożliwiać weryfikację podpisu, czyli sprawdzenie, czy podpis jest legalny i czy nie został sfałszowany. System musi także umożliwiać przechowywanie podpisanych dokumentów oraz zapewniać ich bezpieczeństwo i poufność.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny oferuje bezpieczeństwo, elastyczność oraz usprawnia pracę.