Podpis elektroniczny stał się kluczowym narzędziem w dzisiejszym świecie cyfrowym, umożliwiając autoryzację i zabezpieczenie danych w postaci elektronicznej. Istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych: podpis niekwalifikowany, zaawansowany i kwalifikowany. W tym artykule omówimy czym się różni się każdy z nich oraz jakie ma znaczenie w kontekście prawnym i do jakich dokumentów można go zastosować.

W przypadku transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym Unii Europejskiej, obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które reguluje między innymi stosowanie podpisów elektronicznych. Skrót eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and trust Services) reprezentuje rozporządzenie nr 910/2014, uchwalone przez Parlament Europejski i Radę UE z dnia 23 lipca 2014 roku. Ta regulacja dotyczy identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania w transakcjach elektronicznych. Rozporządzenie obowiązuje od 1 lipca 2016 roku we wszystkich państwach członkowskich UE i jest bezpośrednio wdrożone w polskim systemie prawnym. Wszystkie usługi zdalnego podpisywania umów w ShiftME są zgodne z zasadami eIDAS.

Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?

Podpis elektroniczny jest ogólnym terminem, który obejmuje różne rodzaje podpisów używanych do autoryzacji danych w postaci elektronicznej. Wyróżniamy trzy główne rodzaje podpisów: zwykły (niekwalifikowany), zaawansowany oraz kwalifikowany. Czym się różnią i jaką mają moc prawną? Przeczytaj poniżej o każdym z nich.

Podpis elektroniczny ShiftME (niekwalifikowany)

Zwykły podpis elektroniczny niekwalifikowany to podstawowy rodzaj podpisu elektronicznego. Jest mniej zaawansowany technologicznie niż podpis zaawansowany i kwalifikowany oraz nie jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Może być stosowany w mniej formalnych transakcjach.

Podpis nie posiada takiego samego poziomu autoryzacji i wiarygodności jak podpis kwalifikowany. Mimo to, w wielu przypadkach e-podpis niekwalifikowany jest akceptowany jako forma autoryzacji, zwłaszcza w transakcjach o niewielkiej wartości lub umowach niezwiązanych z ryzykiem prawnym.

E-podpis ShiftME jest bezpieczny, spełnia wszystkie regulacje i wymogi dotyczące ochrony danych osobowych. Usługa zawiera również zdalną weryfikację tożsamości, która przeprowadzana jest sprawdzonymi metodami online w zaledwie kilka minut. Razem ze zwykłym e-podpisem dostaniesz również plik, który zawiera dane osobowe osób podpisujących dokument, ich numery IP oraz konkretną metodę identyfikacji.

Zastosowanie – do czego użyjemy zwykłego podpisu elektronicznego?

Podpisu ShiftME możemy użyć do wszystkich dokumentów, które nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Większość dokumentów, takich jak umowy, wnioski, raporty lub oświadczenia, które nie muszą być w formie pisemnej, może zostać zatwierdzona zwykłym podpisem elektronicznym.

Zaawansowany podpis elektroniczny 

Podpis elektroniczny zaawansowany umożliwia potwierdzenie tożsamości i autentyczności osoby podpisującej oraz zabezpieczenie dokumentów w środowisku cyfrowym i zachowanie ich integralności. Jest bezpieczny i spełnia wszystkie normy, ale nie jest oparty na tak rygorystycznych procedurach jak podpis kwalifikowany. 

Podpis zaawansowany jest tańszą opcją i nie posiada takiej samej mocy prawnej jak kwalifikowany. W przypadku bardziej formalnych transakcji oraz spraw prawnych może nie zostać zaakceptowany i konieczne będzie zastosowanie podpisu z certyfikatem kwalifikowanym.

Zgodnie z rozporządzeniem europejskim eIDAS, dokumenty podpisane przy pomocy zaawansowanego podpisu elektronicznego mają skutki prawne i mogą służyć jako dowód w postępowaniu sądowym.

Zastosowanie – do czego użyjemy podpisu zaawansowanego?

Podpis elektroniczny zaawansowany jest często używany do codziennych dokumentów, takich jak umowy handlowe czy oświadczenia, gdzie priorytetem jest oszczędność czasu i dostępność.

Znajdzie zastosowanie również do formalności o charakterze wewnętrznym w firmie, takich jak oświadczenia składane przez pracodawcę.

Najczęściej podpisywanymi dokumentami są: umowa zlecenie z obywatelem Polski, oświadczenia ZUS, regulaminy wewnętrzne, zaświadczenia o zatrudnieniu, oświadczenia o dotychczasowym zatrudnieniu, kwestionariusze osobowe, klauzula informacyjna (RODO) oraz inne dodatkowe załączniki.

Kwalifikowany podpis elektroniczny 

Kwalifikowanym podpis elektroniczny, to najwyższy standard podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie, który jest wydawany przez akredytowanego, zaufanego dostawcę usług, np. Narodowe Centrum Certyfikacji (NCC) lub Polskie Centrum Certyfikacji (PCC). Posiada pełną moc prawną i jest równoważny z tradycyjnym podpisem własnoręcznym. Daje on największą pewność co do tożsamości osoby składającej podpis. E-podpis kwalifikowany jest więc uznawany przez prawo i jest wiążący dla stron umowy w przypadku sporów prawnych. Jest też najbardziej kosztowną z wymienionych opcji.

Moc prawna e-podpisu kwalifikowanego

Podpis elektroniczny kwalifikowany posiada pełną równoważność prawną z tradycyjnym, własnoręcznym podpisem. Oznacza to, że ma taką samą moc prawną i jest traktowany jako wiążący w sposób identyczny jak tradycyjny podpis.

Podpis elektroniczny kwalifikowany może być akceptowany jako wiarygodny i ważny sposób potwierdzania tożsamości oraz wyrażania zgody lub autoryzacji, podobnie jak tradycyjny podpis na papierze.

Zastosowanie – do czego użyjemy podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany zastępuje podpis odręczny i może być zastosowany wszędzie – zawsze ma najwyższą moc prawną. Jest używany w przypadku druków, które wymagają wyższego poziomu uwierzytelnienia i autentyczności, takich jak na przykład umowy o pracę.  Jest wymagany w bardziej formalnych i kluczowych transakcjach, zwłaszcza tam, gdzie bezpieczeństwo i pełna moc prawna są niezbędne.

E-podpis kwalifikowany wykorzystuje się najczęściej w większości umów i dokumentów biznesowych, na przykład umowy o pracę, umowy partnerskie czy handlowe. Stosowany również jest w celu składania elektronicznych deklaracji, wniosków i innych dokumentów w urzędach – tam, gdzie jest to możliwe. Podpis kwalifikowany jest przyjmowany przez banki i instytucje finansowe jako legalny podpis w dokumentach takich jak umowy kredytowe, wnioski o otwarcie konta, umowy inwestycyjne i tym podobne. Znajdzie swoje zastosowanie w dokumentacji prawnej, na przykład do podpisania pełnomocnictwa. Jest to najczęściej wykorzystywany ze wszystkich podpisów elektronicznych ze względu na swoje szerokie zastosowanie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)