Masz w firmie osoby pracujące zdalnie? Zatrudniasz nowych pracowników z zagranicy? A może po prostu potrzebujesz pilnie, jak najszybciej podpisać umowę? Wykorzystaj możliwości najnowszych technologii i skorzystaj z podpisu elektronicznego! Przygotujemy wszystko od strony technicznej, abyś mógł błyskawicznie i bezpiecznie podpisać potrzebne dokumenty.
Przejmiemy od Ciebie obowiązki kadrowe i zajmiemy się wszystkim od A do Z! Chcesz podpisać dokument przez Internet? Musisz wypełnić formalności związane z zatrudnieniem nowego pracownika? Znamy procedury oraz aktualne przepisy – możesz bez obaw powierzyć nam cały proces.
Skontaktujemy się z Kandydatem/Pracownikiem/osobą, z którą chcesz podpisać umowę
Zbierzemy wszystkie potrzebne dane i dokumenty
Przygotujemy umowy, oświadczenia i inne potrzebne formalności
Zweryfikujemy tożsamość Kandydata/Pracownika online zgodnie z eIDAS
Damy możliwość zdalnego podpisu elektronicznego zaawansowanego i/lub kwalifikowanego- dla Ciebie i pracownika
Otrzymasz gotowy, podpisany komplet dokumentów w wersji elektronicznej!
Do podpisania dokumentów online będzie Ci potrzebny podpis elektroniczny. Co to takiego?
Podpis elektroniczny to po prostu cyfrowy odpowiednik tradycyjnego podpisu odręcznego. W przeciwieństwie do tradycyjnych, ten elektroniczny jest generowany za pomocą technologii kryptograficznych i jest unikalny dla każdej osoby. Jego głównym celem jest zapewnienie autentyczności i integralności dokumentów. Podpis elektroniczny kwalifikowany jest równoważny z pisemnym własnoręcznym podpisem i oznacza wyrażenie oświadczenia woli przez daną osobę.
Główna różnica między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym polega na poziomie bezpieczeństwa i uwierzytelnienia. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest weryfikowany przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego, wydawanego np. przez instytucje takie jak Narodowe Centrum Certyfikacji (NCC) lub Polskie Centrum Certyfikacji (PCC). Daje on większą pewność co do tożsamości osoby składającej podpis. Oba podpisy można złożyć za pośrednictwem usługi świadczonej przez ShiftME.
Większość standardowych dokumentów można podpisać za pomocą podpisu elektronicznego, między innymi umowy handlowe, umowy najmu, umowy o pracę czy inne umowy cywilnoprawne. Podpiszemy również dokumenty finansowe, takie jak umowy bankowe, kredytowe, leasingowe czy deklaracje podatkowe. Możemy też skorzystać z podpisu przy załatwianiu wszelkich spraw administracyjny i urzędowych.
Co ważne, często w przepisach prawa nie jest określone wprost czy do danej sprawy jest wymagany podpis kwalifikowany czy zwykły podpis elektroniczny. Dla umów o pracę oraz umów zlecenia podpis kwalifikowany jest zawsze odpowiedni, natomiast w większości przypadków wystarczy tańsze rozwiązanie. Jeśli nie jesteś pewien której opcji powinieneś użyć, zawsze możesz skonsultować się z naszym przedstawicielem.
Proces jest prosty i bezpieczny. Najpierw przygotowujemy dokument w formie elektronicznej według podanych przez firmę danych. Następnie wysyłamy go do drugiej strony umowy, zazwyczaj jest to nowy pracownik zatrudniany w firmie. Za pomocą zaawansowanej platformy cyfrowej dokonujemy weryfikacji tożsamości podpisującego, na przykład na podstawie zdjęcia i dowodu osobistego. Pracownik otrzymuje dokument i podpisuje go elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Później odsyłamy podpisaną umowę do drugiej strony, czyli do przedstawiciela firmy. Proces ten kończy się złożeniem podpisu przez obie strony umowy, co daje gwarancję prawomocności i bezpieczeństwa.
Tak, wypełnianie dokumentów w formie elektronicznej jest prawnie uznawane w wielu krajach, w tym w Polsce, o ile spełnia określone wymagania prawne i przepisy dotyczące podpisów elektronicznych oraz bezpieczeństwa danych. Jeśli korzystasz z usługi przygotowanej przez naszą agencję, możesz być pewny, że wszystkie dokumenty są legalne, a podpisy elektroniczne spełniają wszystkie wymogi, mają skutek prawny, a podpisy kwalifikowane są tak samo ważne jak zwykły podpis odręczny.
z angielskiego „electronic IDentification, Authentication and trust Services”, rozporządzenie nr 910/2014, uchwalone przez Parlament Europejski i Radę UE dnia 23 lipca 2014 roku. To regulacja dotycząca identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania w transakcjach elektronicznych na rynku wewnętrznym. Rozporządzenie eIDAS obowiązuje od 1 lipca 2016 roku we wszystkich państwach członkowskich UE i jest bezpośrednio wdrożone w polskim systemie prawnym.
Ta ustawa określa zasady stosowania podpisu elektronicznego w dokumentach spółek handlowych. Daje ona moc prawną podpisowi elektronicznemu równoważną z mocą tradycyjnego podpisu własnoręcznego.
Ta ustawa reguluje usługi zaufania, w tym wydawanie kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego oraz zasady ich używania. Rozporządzenie definiuje również podstawowe pojęcia związane z podpisem elektronicznym i określa warunki jego użycia.
Bezpieczny podpis elektroniczny to nie tylko znaczne ułatwienie dla przedsiębiorstw, ale również ważne narzędzie w budowaniu bezpiecznego środowiska biznesowego. Umożliwia szybsze i bardziej efektywne procesy HR, redukując przy tym koszty.
Jednocześnie, dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii kryptograficznych, podpis elektroniczny podnosi poziom bezpieczeństwa danych, co jest szczególnie ważne w dobie coraz częstszych zagrożeń związanych z cyberprzestępczością. Przedsiębiorstwa, które wykorzystują podpis elektroniczny, mogą cieszyć się większą wydajnością, zaufaniem klientów i lepszą ochroną swoich danych.
Wykorzystując podpis elektroniczny, podpisujesz dokumenty zdalnie, co może znacznie przyspieszyć procesy biznesowe i eliminuje potrzebę przesyłania druków pocztą. Wszystkie formalności mogą zostać załatwione błyskawicznie – online, ułatwiając współpracę i przyspieszając procesy decyzyjne.
Bezpieczeństwo danych jest kluczowym aspektem w świecie cyfrowym, a szczególnie w biznesie. Na szczęście wprowadzenie podpisów elektronicznych tylko zwiększa bezpieczeństwo naszych danych. Każdy podpis to jednoznaczna weryfikacja i uwierzytelnienie użytkownika poprzez unikalne klucze kryptograficzne. Ogranicza to możliwość podszywania się pod innych i minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów.
Dodatkowo, dokument podpisany podpisem elektronicznym gwarantuje integralność – nie można ich zmienić po podpisaniu. W przypadku próby wprowadzenia zmian, taki podpis staje się nieważny, co szybko zostaje zauważone przez system. To zabezpieczenie zapobiega fałszowaniu dokumentów i chroni przed wszelkimi próbami manipulacji.
Możesz zlecić ShiftME przeprowadzenie całego procesu przygotowania umowy z Kandydatem i otrzymasz zweryfikowane dane oraz komplet dokumentów, który potwierdzisz podpisem elektronicznym zaawansowanym lub kwalifikowanym – załatwisz formalności bez wychodzenia z własnego biura.
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym to właśnie czas jest niezwykle istotny. Przygotowywanie dokumentów, takich jak umowy czy oświadczenia, jest czasochłonne i problematyczne, szczególnie jeśli nie masz doświadczenia w tej dziedzinie. Warto więc zlecić to zadanie profesjonalistom HR. Wystarczy, że podasz potrzebne dane kontaktowe, a cały komplet dokumentów przygotujemy za Ciebie.
Dodatkowo, dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii cyfrowych, dokumenty można wypełnić szybciej, łatwiej nimi zarządzać i podpisywać ważne umowy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, dzięki podpisom elektronicznym.
Możesz zlecić agencji przygotowanie kompletu dokumentów niezbędnych do zatrudnienia. Jedyne, czego od Ciebie potrzebujemy, to dane kontaktowe Twojego nowego pracownika. Nasi przedstawiciele sami się z nim skontaktują i uzyskają niezbędne informacje.
Stworzymy między innymi oświadczenia, kwestionariusze osobowe, umowę o pracę, umowę zlecenie oraz wszelkie inne potrzebne załączniki. Następnie uzyskamy od kandydata podpis i przekażemy gotowy zestaw dokumentów do Twojego działu kadr.
Dodatkowo, jeśli skorzystamy ze składania podpisu elektronicznego, wszystkie formalności mogą zostać załatwione zdalnie i w bardzo szybkim tempie, a firma otrzyma gotowy, spersonalizowany komplet dokumentów ze wszystkimi załącznikami niezwłocznie po podpisaniu przez Kandydata.
Umowy mogą być generowane w różnych językach, nie tylko w języku polskim. Firma dostarcza wzory dokumentów. Z Kandydatami kontaktujemy się w językach PL, EN, RU, DE oraz UA.
Potrzebujesz nietypowych dokumentów? Skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy i doradzimy!
Gdy utworzysz już konto, będziesz mógł swobodnie przejrzeć dokumenty pracownika.
W wiadomości znajdziesz link do strony Partnera ShiftME, czyli Signius S.A. Po kliknięciu, utworzysz konto na ich portalu.
Dopasuj kadrę do zmieniających się potrzeb w firmie oraz warunków gospodarczych. Możesz zatrudnić pracowników tymczasowo, na pełny etat lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, aby osiągnąć krótkoterminowe cele czy zrealizować konkretny projekt. Na bieżąco aktualizuj swoje zapotrzebowanie w systemie ShiftME.
Przed przystąpieniem do podpisu, warto jeszcze raz sprawdzić i zweryfikować dokumenty z Kandydatem.
System zweryfikuje Twoją tożsamość, jednym ze sposobów jest pokazanie twarzy oraz dowodu osobistego.
Po pomyślnej weryfikacji możesz podpisać dokumenty podpisem zaawansowanym lub kwalifikowanym.
Po zakończeniu procesu podpisywania, otrzymasz wszystkie dokumenty drogą elektroniczną.